En un mundo post- COVID-19 y la nueva realidad económica que se espera, la automatización de procesos parece ser la solución más prometedora para ahorrar costos, aunque no solo eso: mejora la productividad y la calidad del trabajo. Además, permite a los trabajadores dedicar más tiempo a tareas que agregan más valor a la organización.
Como resultado, pueden dedicar más tiempo a repensar y crear nuestras ofertas económicas. La automatización está destinada a cambiar la forma en que funcionan las empresas.
De hecho, las empresas ya están utilizando la automatización inteligente de procesos para automatizar entre el 50 y el 70% de sus tareas, con porcentajes de ROI que llegan a los tres dígitos. Pero ser consciente de los beneficios de la automatización no facilita la implementación dentro de su propia organización. No siempre es obvio elegir qué procesos automatizar para lograr el mayor retorno de la inversión posible y, sin investigar las áreas adecuadas para automatizar, es probable que el proyecto fracase.
¿Cuáles son los primeros pasos?
El primer paso en el viaje es comprender qué se puede hacer hoy con la automatización de vanguardia y, quizás más específicamente, con la automatización inteligente de procesos. Sin este conocimiento previo, no cabe duda de que las decisiones que tomen los responsables de la organización serán inútiles o inocuas. La forma correcta de abordar tu proyecto de automatización nace de una decisión conjunta entre:
- El proveedor de automatización.
- La persona dentro de la organización responsable de la mejora de procesos.
- Las personas que participan en el proceso que necesita automatizarse.
Con este conocimiento en mente, es hora de elegir qué proceso puede, y debe, automatizarse. Pero esto no significa enumerar todos y cada uno de los procesos de la organización. Más bien, enumera los pocos que sabes que son buenos candidatos para la automatización gracias a una investigación previa y la ayuda de un experto. Estos son los cuatro parámetros que debes tener en cuenta:
- La cantidad de horas que este proceso requiere anualmente.
- El volumen de errores encontrados debido a este proceso.
- El volumen de repetición que requiere este proceso.
- Su grado de definición y datos estructurados.
Con estos criterios en mente, puedes comenzar analizando qué proceso sería el mejor candidato para la automatización. En este caso, el mejor candidato es el que tiene proyectado tener el ROI más alto posible. Si este proyecto es el primer caso de automatización dentro de la organización, es importante tener en cuenta la dificultad de implementación y los criterios requeridos. Si la organización está buscando un estudio de caso para promover internamente, trata de no comenzar con el proyecto que tiene el ROI más alto, si es demasiado complicado de ejecutar e implementar. En su lugar, intenta comenzar con un caso más simple.
Selecciona el proceso a automatizar.
Como se mencionó anteriormente, puede seleccionar el proceso para automatizar utilizando los cuatro criterios anteriores. Pero al tomar la decisión final, es importante entrar en más detalles calculando la viabilidad técnica y el ROI de la automatización.
La viabilidad técnica
En resumen, un proceso se compone de insumos; una serie de tareas y reglas relacionadas, y resultados: lo que logran estas tareas y reglas. Poder definir el proceso por escrito nos ayudará a comprender su grado de definición, y por tanto su nivel de dificultad a la hora de automatizarlo.
Muchas empresas cometen el error de definir un proceso por su función principal, pero olvidan tener en cuenta sus usos secundarios. Por lo tanto, para que el proyecto de automatización sea un éxito, debe haber una comprensión clara de todos sus usos. Si esto no es posible, la organización y el proveedor de automatización deben dejar claro que solo se automatizará la rama principal, por lo que el ROI calculado será solo el de la función principal, y no el proceso completo.
Comprender las tareas humanas frente a las tareas mecánicas
Al seleccionar el mejor proceso para automatizar, es esencial comprender las diferencias entre las tareas humanas y las tareas de la máquina. Los humanos son mejores que las máquinas para lidiar con la incertidumbre, la ambigüedad, el cambio y la novedad.
Los seres humanos son muy buenos en la toma de decisiones cuando se trata de las condiciones más complejas de una tarea. Todavía es muy difícil para las máquinas vencer a los humanos en este terreno, por lo que automatizar este tipo de tareas sigue siendo difícil.
Los seres humanos también son muy buenos para trabajar con datos analógicos y no estructurados, mientras que las máquinas requieren datos más estructurados y digitales. Sin embargo, A.I. ha logrado importantes avances en estas áreas en los últimos años, lo que significa que algún día pueden alcanzar a los humanos en este sentido.
Pero cuando se trata de tareas muy repetitivas, los humanos a menudo no trabajan tan bien como las máquinas. Esto se debe a que las tareas que requieren una concentración constante durante un período de tiempo suelen generar errores. Las máquinas funcionan mejor aquí, ya que no se fatigan y no son propensas a cometer errores.
Estas diferencias son otro factor que debe tenerse en cuenta al seleccionar qué proceso automatizar.
Calculando el ROI
Calcular el ROI de un proyecto de automatización de procesos no siempre es fácil, ya que va mucho más allá de simplemente hacer un cálculo financiero. Al analizar el ROI, utilizamos el patrón de 3 victorias que tiene en cuenta el valor para el usuario / cliente, el valor para la organización y el valor para el empleado. Estos son algunos de los beneficios que pueden resultar de este enfoque:
Valor del cliente
- Calidad de servicio mejorada.
- Eliminar los puntos débiles.
- Consistencia de servicio mejorada.
- El tiempo que se ahorra se puede invertir en otras áreas de clientes (como la evolución del producto).
Valor del empleado
- Trabajo menos repetitivo.
- Mayor satisfacción de los empleados.
- Una forma más sencilla de resolver problemas.
Valor para el accionista
- Eficiencias operativas.
- Mayor velocidad.
- Ventaja competitiva.
- Mejora de la marca.
- Acceso al tiempo de datos reducido.
Algunos de estos beneficios pueden traducirse directamente en ahorros de tiempo y dinero, y otros proporcionan más valor en las tareas durante un período de tiempo más largo. Algunos de estos beneficios también dan como resultado niveles más altos de satisfacción de los empleados y clientes, y otros ayudan a cumplir con los objetivos estratégicos de la organización.
El ROI de un proyecto de automatización será mayor si uno de los beneficios de la automatización puede generar un mayor compromiso de los empleados. Del mismo modo, el ROI será mayor si los beneficios de la automatización son claros y el proyecto es fácil de crear e implementar. El proyecto de automatización también debe tener un beneficio económico obvio que sea fácil de justificar, calcular y comprender para todas las partes involucradas.
Resumen
Implementar la automatización inteligente de procesos dentro de una organización ya no es un caso de decidir si hacerlo o no, sino más bien cuándo y cómo comenzar. Es fácil apresurarse a emprender un proyecto de automatización sin considerar los beneficios y el ROI, pero elegir cuidadosamente al mejor candidato, junto con un socio de IPA de confianza, para la automatización es clave para realizar ambos aspectos y evitar el posible fracaso del proyecto.
En The Flash Co, junto con nuestro partner tecnológico Intelygenz, ayudamos y acompañamos a empresas de diferentes tipos y sectores a automatizar sus procesos. Utilizamos tecnología basada en inteligencia artificial. Nuestras soluciones permiten a las empresas generar un sólido retorno de la inversión y lo conseguimos mediante la creación de productos de software personalizados y la automatización de procesos.
