Son muchas las personas y las organizaciones que ya conocen y han implantado en sus dinámicas la metodología Kanban. Pero… ¿Qué es exactamente? ¿Cómo funciona la metodología y qué la hace tan efectiva?
Actualmente, las empresas viven en un ecosistema en el que todo se mueve extremadamente rápido, los cambios son constantes y es necesario estar actualizado para no perderse en el camino. Además, todo indica que esta tendencia va a seguir en aumento.
Por ello, contar con un método organizativo eficaz es clave para sobrevivir.
¿Qué es el método Kanban?
Kanban es una palabra japonesa que significa “cartel” y su metodología se implementa a través de los tableros Kanan. Se trata de un método visual de gestión de proyectos que permite a los equipos visualizar sus flujos y la carga de trabajo.
Normalmente, cada columna representa una etapa del trabajo (trabajo pendiente, trabajo en progreso y trabajo terminado) aunque esto tiene muchas variables y posibilidades.
Su origen se remonta a la década de 1940, cuando un ingeniero japonés de Toyota, Taiichi Ohno, descubrió que era más eficaz para la compañía incorporar elementos de la producción ajustada en lugar de fabricar productos nuevos en función de la demanda anticipada. Esto significó que Toyota pudo tener un nivel de inventario más bajo sin afectar su competitividad.
Esta aplicación la introdujo en la compañía con tarjetas Kanban. Eran un papel que indicaba la necesidad de un producto o pieza nuevo.
Fue en la década de los 2000, cuando esta metodología tuvo su auge al ser adaptada para el desarrollo de software. Ha ido evolucionando hasta que actualmente funciona como un método visual de gestión de proyectos que permite a los diferentes equipos encontrar un equilibrio entre la demanda de trabajo existente y los recursos disponibles.
Los cuatro principios Kanban
A pesar de que la metodología Kanban se ha ido transformando, es vital seguir sus cuatro principios para poder aplicarla correctamente:
1. Calidad garantizad. Todo lo que se haga tiene que estar basado en la calidad del resultado final. Muchas veces cuesta más arreglarlo que centrarse en hacerlo bien a la primera.
2. Reducción del desperdicio. Hay que hacer solo lo justo y necesario, eliminando todo lo que sea superficial o secundario.
3. Mejora continua. No hay que quedarse en la gestión, sino también en mejora y desarrollo de proyectos.
4. Flexibilidad. Capacidad de dar respuesta a cambios o modificaciones imprevistas en las tareas.
Pasos para seguir para diseñar la estrategia de Kanban
Como se ha comentado anteriormente, la aplicación de este método implica la generación de un tablero donde ir actualizando las tareas que van surgiendo o que va cambiando de estado.
1. Definir el flujo de trabajo de los proyectos
2. Visualizar las fases del ciclo de producción
3. Stop starting, start finishing. El trabajo en curso debe estar limitado, debe existir un número máximo de tareas a realizar en cada fase.
4. Control del flujo.
Principales ventajas de Kanban
Que muchas compañías importantes en todo el mundo implementen esta estrategia es un claro indicador de los beneficios que posee. Ayuda a los equipos a encontrar un equilibrio entre la demanda de trabajo y la disponibilidad de recursos. En resumen, Kanban ofrece:
● Un panorama que permite ver de un vistazo el trabajo de un equipo.
● Aumenta la claridad, especialmente en los equipos remotos.
● Fomenta la flexibilidad. Ya que se basa en un proceso de mejora continua.
Pero no todo es positivo. También hay que mencionar que Kanban no es adecuado para todos los tipos de equipo. En aquellos que no son técnicos es mejor no considerar este tipo de procesos. Además, si la carga de trabajo en curso es demasiado elevada, esta metodología puede resultar algo abrumadora.
