Plataformas de conocimiento. ¿Qué son y por qué serán indispensables?

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Inmersos de lleno en la Sociedad del Conocimiento o de la información, el crecimiento de cualquier organización debe plantearse a través de su capacidad de estructurar y gestionar su capital intelectual y extraer valor mediante la generación de nuevo conocimiento.

Hoy en día, está al alcance de cualquier tipo de empresa el diseño la construcción de una plataforma de conocimiento personalizada. Entendida como un software que permite almacenar, clasificar y consultar toda la información del negocio. Con la capacidad de transformarlo en conocimiento útil para el crecimiento y la evolución de la organización.

Por supuesto, al tratarse de un software, tiene la ventaja de que su desarrollo y su actualización es veloz, continuo y construido en base a la filosofía prueba/error mediante metodologías de diseño lean.

Estructura y materia prima

La estructura de cualquier gestor de conocimiento se basa en las personas, la tecnología (motor e interface) y el conocimiento (explícito/tácito, externo/interno). Pero, como estamos hablando de innovación abierta, incluimos a cualquier individuo u organización con incidencia en la generación de nuestra propuesta de valor. Además, como la tecnología parece ser un interminable catálogo de posibilidades, nuestra obligación es crear una herramienta potente pero sencilla, ambiciosa pero no pretenciosa y sobre todo, personalizable pero no exclusiva.

La materia prima de cualquier plataforma de conocimiento es la información. El subproducto resultante es el conocimiento y el producto final son los éxitos surgidos de su aplicación constante en cualquier área de nuestra empresa. La información como tal tiene un valor limitado. El reto es conseguir transformarla en conocimiento de valor mediante el uso de las tecnologías y mediante un rol definido de las personas.

Una plataforma de gestión de conocimiento es útil cuando es capaz de transformar el conocimiento tácito (la información que poseen las personas) en explícito (el que está a disposición de cualquier miembro de la organización) y crear una ciclo perpetuo (Modelo de Nonaka y Takeuchi).

Factores de éxito

La decisión de puesta en marcha de una plataforma viene desde dirección general. Esto no quiere decir que sea el CEO quien descubra la necesidad de construirla, sino que su compromiso es decidido y convencido. Por lo tanto, su rol principal será velar por un uso de la plataforma enfocado a los objetivos estratégicos de la compañía y para que los beneficios conseguidos sean cuantificables.

En nuestra opinión, no tardaremos en ver nuevos perfiles que, dependiendo directamente del CEO, sean responsables del buen estado de la plataforma. Y, lo que es más importante, que sea útil para la compañía y cumple su cometido.

Cuestiones como la gobernanza, el tamaño de los grupos (si hay debates), el número de participantes, las formas de participación, el tipo de roles y las responsabilidades de cada usuario inciden directamente en el éxito de la plataforma. Pero sobre todo, la gobernanza es crítica para mantener en óptimas condiciones de funcionamiento de la plataforma, para fomentar su uso y para que el valor obtenido sea útil a los objetivos estratégicos de la empresa.

El motor de búsqueda y los filtros son determinantes a la hora de conseguir unos estándares de calidad altos. La percepción de los usuarios ha de ser que toda la información incluida en la plataforma es fiable. Es recomendable establecer ciertas reglas sobre lo se puede publicar y lo que se revisa previamente. Relacionado con esto último, a la hora de publicar o mantener enlaces a fuentes externas, hay que contrastar que la información es pública y que no existen problemas de confidencialidad o copyright.

La tecnología como habilitadora

Desde el punto de vista tecnológico, es conveniente trabajar bajo concepto open source y LCMS (Learning Content Management System), como Moodle, Ilias o Atutor. Y lo es por dos importantes razones:

  • La primera porque cualquier modificación realizada sobre el código inicial se materializa rápidamente, con un coste bajo y por un programador no especialista.
  • La segunda, porque programar en código abierto permite incorporar rápidamente y sin traumas las nuevas tecnologías que están surgiendo constantemente en cuanto a búsqueda y análisis de información y también en cuanto a visualización e interacción con el usuario.

Evidentemente, una plataforma de gestión del conocimiento es una herramienta estratégica destinada a producir ventajas competitivas. Si no se percibe como tal y si su papel no es protagonista dentro de un cambio estratégico y cultural, no servirá de nada. Las herramientas funcionan porque solucionan una necesidad y porque su uso demuestra que son útiles.

El éxito necesita un planteamiento estratégico

En definitiva, los cambios han venido para quedarse, pero las ventajas de la economía digital tanto para las personas como para las empresas son innegables. No obstante, para que las empresas lleven a cabo una estrategia empresarial exitosa, es necesario plantearse y diseñar una reestructuración del negocio antes de llevar a cabo la implementación de las nuevas tecnologías. Es decir, tan solo el utilizarlas no implicará una transformación. Si quieres comenzar con esta transición y tienes dudas al respecto, contacta con nosotros y cuéntanos. Podemos asesorarte. ¡Te esperamos!

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